Förvaltning av gemensamma ytor:
Styrelsen ansvarar för underhåll och skötsel av gemensamma anläggningar som vägar, parkeringsplatser och grönområden.
Ekonomisk förvaltning:
Styrelsen ser till att samfällighetens budget och ekonomi hanteras ansvarsfullt och hållbart, inklusive fastställande av årsavgifter.
Underhållsplanering:
Styrelsen planerar och genomför underhållsprojekt för att säkerställa att samfällighetens tillgångar bevaras i gott skick.
Kommunikation:
Styrelsen informerar regelbundet medlemmarna om viktiga frågor och beslut genom möten och skriftliga utskick.
Beslutsfattande:
Viktiga beslut fattas gemensamt vid årsstämman, där alla medlemmar har möjlighet att rösta och påverka.
Efterlevnad av regler:
Styrelsen ser till att samfällighetens stadgar följs och hanterar eventuella avvikelser eller frågor från medlemmarna.
DIN
STYRELSE
VAD VI GÖR
Vår styrelse utgör en central del av samfälligheten och spelar en avgörande roll för att säkerställa att området fungerar smidigt. Styrelsen väljs årligen vid föreningens årsstämma, där medlemmarna i samfälligheten får möjlighet att nominera och rösta fram sina representanter. Alla medlemmar har möjlighet att kandidera till styrelsen, vilket säkerställer en demokratisk och transparent process. Styrelsen ansvarar för att förvalta och underhålla våra gemensamma anläggningar, samt för att följa samfällighetens stadgar och regler. Dessutom arbetar styrelsen för att samfällighetens ekonomi hanteras ansvarsfullt och att budgeten går ihop.
En viktig del av styrelsens uppgift är att organisera möten och stämmor där medlemmarna får insyn i arbetet och kan påverka beslut som rör området. Genom att följa de beslut som fattas och lösa eventuella frågor eller problem som uppstår, skapar styrelsen en trygg och välfungerande miljö för alla boende. Genom samarbete mellan styrelsen och medlemmarna arbetar vi gemensamt för att förvalta vårt område på bästa möjliga sätt och för att upprätthålla en trivsam och välskött samfällighet som gagnar alla medlemmar. Styrelsens arbete bidrar till att våra gemensamma intressen tillgodoses och att området förblir attraktivt för alla boende.
STYRELSEN
Styrelsen ansvarar för förvaltning och drift av samfällighetens gemensamma frågor, som underhåll, ekonomi och beslut om investeringar.
De ser till att stadgar följs, organiserar årsmöten och håller medlemmarna informerade. Styrelsen hanterar även kontakt med externa aktörer och säkerställer att samfällighetens långsiktiga behov tas om hand.
KONTAKTMÄN
en förening är kontaktmannen den person som ansvarar för att upprätthålla kommunikationen mellan föreningen och externa parter, som andra föreningar, myndigheter eller externa samarbetspartners.
Kontaktmannen ser till att förfrågningar från externa aktörer besvaras och att föreningens aktiviteter och behov kommuniceras effektivt.
Rollen innebär ofta att vara den som representerar föreningen vid externa möten eller evenemang, samt att skapa och vårda relationer med viktiga externa aktörer.
John
Ordförande
Leder föreningens möten och verksamhet, ser till att beslut genomförs och representerar föreningen utåt.
(123)456-789
Jessica
Sekreterare
Dokumenterar möten, skriver protokoll och ser till att viktig information sprids inom föreningen.
(123)456-789
Susanne
Kassör
Ansvarar för föreningens ekonomi, hanterar inkomster och utgifter samt gör bokföring och rapporter.
(123)456-789
Linda
Ledamot
Aktiv medlem i styrelsen som är med och fattar beslut och arbetar för föreningens bästa.
(123)456-789
Klas
Kontaktman
Den som fungerar som en länk mellan föreningen och externa parter, ofta för att hantera frågor eller samarbeten.
(123)456-789
Raymond
Kontaktman/ledamot
Aktiv medlem i styrelsen som är med och fattar beslut och arbetar för föreningens bästa.
(123)456-789
Motionen behandlas
Inkommande motion
När en motion lämnas in till styrelsen, sker detta vanligtvis skriftligt. Motionen ska innehålla ett konkret förslag och en motivering till varför förslaget bör behandlas. Styrelsen granskar om motionen uppfyller de formella kraven, såsom att den inkommit i rätt tid och om den är relevant för styrelsens arbete.
Exempel på arbetsgång:
-
Sekreteraren i styrelsen registrerar motionen och informerar styrelsen.
-
Styrelsen bestämmer om motionen ska behandlas direkt eller om den behöver vidareutvecklas innan den tas upp till behandling, exempelvis genom att en arbetsgrupp undersöker frågan.
Diskussion och beredning
Styrelsen diskuterar motionen vid ett möte. Detta inkluderar en genomgång av förslaget och en bedömning av dess konsekvenser. Beredning av motionen innebär också att styrelsen inhämtar nödvändig information eller underlag för att fatta ett välgrundat beslut.
Exempel på arbetsgång:
-
Styrelsemedlemmarna diskuterar förslaget i motionen och kan ställa frågor till motionären (personen som lämnat in motionen).
-
Styrelsen överväger motionens fördelar, nackdelar, och ekonomiska eller praktiska implikationer.
-
I vissa fall kan styrelsen besluta att lämna motionen vidare till ett årsmöte eller liknande för slutgiltigt beslut.
Beslut och genomförande
Efter att motionen har diskuterats och alla synpunkter har beaktats, fattar styrelsen ett beslut. Beslutet kan vara att godkänna, avslå eller bordlägga motionen för senare behandling. Om motionen godkänns, planerar styrelsen för genomförandet av förslaget.
Exempel på arbetsgång:
-
Styrelsen röstar om motionen om det krävs, och beslutet protokollförs.
-
Vid godkännande: Styrelsen tar fram en plan för hur förslaget ska genomföras, inklusive tidsramar och ansvarsområden.
-
Vid avslag: Styrelsen motiverar sitt beslut och ger eventuellt förslag på hur motionären kan justera sitt förslag eller återkomma med en ny motion.
Formulera ditt förslag
Börja med att tydligt beskriva vad du vill att styrelsen ska besluta. Håll det enkelt och konkret, så att styrelsen direkt förstår vad förslaget handlar om. Förslaget ska vara specifikt och handlingsbart.
Exempel:
"Jag föreslår att styrelsen inför digitala möten varje månad för att underlätta deltagandet för alla medlemmar."
1. Formulera ditt förslag
Förklara kort varför du tycker att ditt förslag bör genomföras. Ge en tydlig anledning eller peka på ett problem som förslaget löser. Här kan du också nämna eventuella fördelar eller förbättringar som skulle följa av ditt förslag.
Exempel:
"Digitala möten gör att fler medlemmar, särskilt de som bor långt bort eller har svårt att delta fysiskt.
2. Motivera ditt förslag
Avsluta med att formulera exakt vad du vill att styrelsen ska besluta. Detta gör du i form av så kallade "att-satser", där du beskriver vad du vill att styrelsen ska göra. Det hjälper styrelsen att förstå vad beslutet skulle innebära i praktiken.
Exempel:
"Jag yrkar att styrelsen beslutar: 1. Att införa digitala möten en gång i månaden. 2. Att utse en ansvarig för att tekniken fungerar vid dessa möten."
3. Sammanfatta
förslaget
Har du ett förslag
En motion till styrelsen är ett formellt förslag som behandlas under styrelsemöten. För att skriva en effektiv motion bör du följa tre grundläggande steg.